Пропуска на автопарк: как не потерять ни одну машину

На объёме ломается не оформление, а память

Оформить пропуск на одну машину умеет любой перевозчик. Проблема возникает, когда машин двадцать, у каждой свои сроки, а документы оформлялись в разное время и разными людьми.

Потерять машину из виду легко: она не подаёт сигналов. Просто однажды выясняется, что срок закончился месяц назад.

Что обычно происходит в компании

• сроки ведутся в таблице, которую обновляет один человек
• часть машин заведена под старыми данными после переоформления
• документы по разным машинам лежат у разных сотрудников
• о проблеме узнают от водителя, а не из учёта

Всё это работает ровно до отпуска ответственного или до найма нового логиста.

Что должно быть вместо

Нужны три вещи. Первая — один список машин, который считается главным. Вторая — автоматическая проверка статусов, а не ручная. Третья — уведомления, которые приходят заранее и не зависят от того, кто сегодня на работе.

Остальное — детали организации, которые у каждого перевозчика свои.

Как это устроено у нас

Парк заводится списком: можно загрузить машины файлом, чтобы не вбивать по одной. Дальше сервис каждую ночь сверяет статусы пропусков с реестром, следит за сроками техосмотра и ОСАГО, проверяет подтверждение телематики.

В личном кабинете видно всё разом: где что заканчивается, где статус изменился, когда была последняя проверка каждой машины. Уведомления приходят на почту.

С чего начать переход

Начать проще всего с инвентаризации: собрать актуальный список машин с госномерами и известными сроками. Уже на этом шаге обычно обнаруживаются машины, о документах которых никто не помнит.

Пришлите такой список — мы сверим его с реестром и покажем текущее состояние по каждой позиции. Дальше будет видно, что чинить в первую очередь.